Workshop: Van data naar actie met PDCA

Van data naar actie met PDCA (workshop)
Een korte, energieke werksessie waarin teams hun eigen thema kiezen en in duo’s met een dashboard/rapport werken. Met PDCA vertalen ze één duidelijke observatie naar een concrete actie met eigenaar, eerste stap en datum, leggen een meetmoment + drempel vast en bepalen wat te doen bij groen/rood. De facilitator houdt het tempo hoog, stuurt op kort en feitelijk, en sluit af met een ingevuld canvas en 1-3 taken die direct de volgende werkdag opgepakt worden.

Doel
In één sessie een datapunt omzetten naar een concreet besluit met eigenaar, eerste stap en datum volgens PDCA (plan-do-check-act).

Wanneer gebruiken
• Start van de week/maand, incidentreview of sprintstart.
• Telkens wanneer een metriek afwijkt of een kans zich aandient.

Deelnemers en rollen
• 4-10 deelnemers (werk in duo’s).
• Rollen: facilitator (leidt), timekeeper (bewakt tijd), scribe (legt vast), owner (neemt actie).

Duur en agenda (30 min)
• 0-5 min: intro + doel + thema bepalen
• 6-25min: uitwerking in duo's
• 20–30 min: nabespreking in groep

Stappen PDCA (met vragen aan deelnemers)

1. plan & vind
Inhoud: formuleer een relevante observatie of knelpunt en vind de bijbehorende data in jullie rapport/dashboard. Leg ook doel en aanname vast.
Vragen:
• Wat valt jullie feitelijk op (waarde, periode, bron)?
• Waar willen jullie naartoe (baseline → target, tijdsvenster)?
• Welke één aanname moet kloppen?
• Zijn filters/periodes/definities helder?

2. do
Inhoud: bedenk mogelijke acties of oplossingen. Maximaal drie.
Vragen:
• Wat kunnen we morgen doen?
• Wie is eigenaar? Wat is stap-1? Welke deadline?

3. check (verwachting)
Inhoud: formuleer een verwachting over het effect en bepaal meetmoment + drempel.
Vragen:
• Welk signaal verwachten we (indicator/waarde)?
• Wanneer en waar meten we dit?
• Wanneer is het groen / rood?

4. act (reflectie)
Inhoud: leg het besluitpad vast voor beide uitkomsten en noteer één les.
Vragen:
• Wat doen we als het werkt (borgen/standaardiseren)?
• Wat doen we als het niet werkt (aanpassen/stoppen)?
• Wat zijn de leerpunten?

PDCA register (onderdeel van de sessie)
Gebruik het Excel PDCA register om acties en besluiten te borgen en mee te nemen naar volgende workshops.
Kolommen: PDCA fase · Activiteit · KPI/PI waarde · Verantwoordelijke · Einddatum · Verwachte uren · % compleet · Status · Leerpunten.

Werkwijze in de sessie:
• De scribe vult voor elk item een nieuwe regel in.
• Voor elk checkmoment actualiseren jullie % compleet en status.
• Bij act noteren jullie altijd één leerpunt.
Download het hier:

Output en follow-up
• Ingevuld PDCA-canvas + 1-5 taken in jullie systeem.
• Meetafspraak (datum/tijd + rapportlocatie) en drempel (groen/rood).
• Les (1 zin) en bijgewerkte regel(s) in het PDCA-register.
• Volgende sessie: begin met de openstaande regels in het register.